PTAを効率化して劇的に楽にする3つの方法

PTAをはじめてやった方が一番驚くのはPTA業務の効率の悪さ。

P太郎もはじめて会長になった時にはびっくりしました。
ここではそんな効率の悪いPTA運営を効率化して、劇的に楽にする3つの方法を紹介していきたいと思います。

スポンサーリンク

PTAの連絡手段をSNSに変更する

PTAの連絡手段をSNSに変更する

すでに導入しているPTAも多いと思いますが、一番簡単に効率化できるのが連絡方法をSNSに変更する事。
特に日本ではアクティブユーザーが8000万人以上のLINEが定番中の定番です。

Facebookやtwitterももちろん利用する事はできますが、PTAでの使用用途、そして導入のしやすさを考えますとやはりLINEが一番オススメです。

SNS(LINE)を導入するメリット・デメリットは?

メリット

・ほとんどの人がやっているので導入しやすい。
・全員で共有する内容がある時にノートが使いやすい。
・全員で写真を共有するのにアルバムが使いやすい。



デメリット

・ガラケーでは今後使えなくなる可能性が高い。
(「3G版のLINEサービス」は2018年3月で終了。「Android ver.7.16.1未満」のLINEアプリサービスは2019年9月で終了)
・LINEをやっていない人にはメールでの「連絡要員」が必要になる。



デメリットももちろんありますが、それでも今後のPTAの連絡方法はLINEがスタンダードになるのではないかと思います。

まだLINEをやられていない方はぜひスマホに入れておきましょう!

LINEをダウンロードする(公式サイト)

ちなみに、LINEにはPC版のLINEというものもあります。
スマホ版と同時に使え、ものすごく便利ですのでこちらも一緒を使用されます事をオススメします!(上記のリンクからダウンロードできます。)

PTAの情報をクラウドで共有する

PTAの情報をクラウドで共有する

「クラウド」(クラウドサービス)って聞いた事あるけどなんだかよく分からない・・・
っという方もいらっしゃるかと思いますが、具体的なサービスで言いますと、グーグルが提供しているgmailや、Yahooが提供しているYahooメールなどのWebメールもそれにあたります。

・・・が、そういったWebメールではなく、今回ご紹介したいのは「クラウド・ストレージ」と言われるサービスです。

これはインターネット上でファイルの保存や共有できるサービスです。

様々な会社がクラウドストレージを提供していますが、一番オススメなのはGoogle Drive(グーグル・ドライブ。)通常「ググドラ」と呼ばれるものですが、こちらはGoogleが提供しているサービスで、無料で15GBのストレージ(共有スペース)を利用する事ができます。

グーグルのアカウントを持っていればどなたでも利用可能です。(グーグルアカウント→gmailのアドレス)

クラウド(グーグルドライブ)を導入するメリット・デメリットは?

メリット

・数百種類にも及ぶ膨大な量のPTAの書類データをインターネット上で簡単に共有できる。(家で見れる)
・インターネット上で修正、保存ができる。(家で作れる)
・分厚いファイルが必要なくなる。
・運営も引き継ぎも簡単になる。



デメリット

・パソコンをまったく触った事がない人には少し難しい。(見るだけならなんとかなる)
・スマホ版もあるが、少し使いにくい。(見るだけならなんとかなる)

グーグルドライブを使う上で気を付けたい事

グーグルドライブは非常に便利なサービスですが、下記には絶対に気を付けましょう。

パスワードの管理は慎重に!
どのようなウェブサービスでもそうですが、簡単なパスワードにしてしまいますとパスワードが判ってしまい、悪用されるケースがあります。ついつい忘れないような簡単なパスワードにしがちですが、グーグルアカウントのパスワードはなるべく複雑なものにし、人には教えないようにしましょう。

アカウントの共有は絶対にやめましょう!
多くのPTAでグーグルアカウント(Gmailアカウント)を共有しているのを目にしますが、
グーグルアカウントの共有は絶対にやめましょう!
PTA役員が全員で同じGmailが使えると何かと便利ですが、実はグーグルアカウント(Gmailアカウント)の共有は禁止されています。

グーグルの公式サイトにもこのように記載されています↓

Gmail アカウントは 1 人のユーザーによる使用を目的として設計されています。1 つのアカウントに複数のユーザーがさまざまな場所から頻繁にアクセスすると、Gmail の制限に達し、アカウントが一時的にロックされる場合があります。


せっかく便利なグーグルドライブを使っているのに、突然ログインできなかったりしたらたまったものではありません。禁止されている以上、いつ、何をされても文句は言えませんので、

アカウントの共有は絶対にやめましょう!

グーグルドライブの場合には個別にグーグルアカウントを追加(共有)できますので、正しい方法で使用しましょう。

PTAメールを導入してペーパーレス化

PTAメールを導入してペーパーレス化

ようやく最近、PTAでメールを導入しはじめ、ペーパーレス化をはじめた所も増えてきましたが、この、メールを導入してペーパーレス化する事が一番PTA業務の効率化に役立ちます。

PTAメールを導入するメリット・デメリットは?

メリット

・印刷する手間が省ける。
・印刷代が省ける。

PTAの書類を印刷した事がある方であれば分かると思いますが、各家庭分、あるいは各児童分となると一度に数百枚印刷する必要があります。学校へ行き、印刷・配布をすると量にもよりますが、1つの書類の印刷・配布30分~1時間ほどかかってしまいます。

これが総会の資料や何かのしおりなどとなったら複数の書類を数百部ずつ印刷する事になるので、数千枚単位の印刷が必要になりますし、ホチキス止め(高級な印刷機、もしくはコピー機は自動でやってくれますが、普通PTAにはありません。)をするのにもとんでもない時間と労力がかかります。

もちろん印刷代、紙代、ホチキス代などもかかりますので、メールを導入する事により、これら多くの手間が省け、PTA会費の節約になります。

ただ、メールの導入も良い事だけではありません。


デメリット

・運用にお金がかかる場合がある。
・知識がある人がいないと難しい場合がある。
・ネット環境がない人は見れない。

このあと触れたいと思いますが、メールを導入するにもいくつかの方法があり、その方法によっては上記のデメリットが発生する場合があります。

また、少ないとは思いますが、ネット環境がない、あるいはメールアドレスを使用していない方もいらっしゃると思うので、そのような方が見れないという問題があります。(ただ、これに関しては学校に紙のファイルを用意し、そちらを毎回見ていただくという方法もあります。)

メールを導入する方法は?

「メールの導入」にはいくつかの方法があります。

メール配信サービスを利用する方法

これは一斉送信メール業者さんなどに一定の金額を払い(通常は初期設定費+月額利用料)、一斉メール配信サービスを利用する方法です。



レンタルサーバーで運用する方法

これは独自ドメイン(「なんちゃら.com」などといったもの)を取得し、レンタルサーバーで運用する方法です。すべてではありませんが、レンタルサーバー会社によってはメールマガジンが利用できるものがあるので、そちらを利用します。

どちらも運用費がかかりますが、一斉メール配信サービスの場合、年間で5万円~10万円ほど(登録アドレス数や配信数によっても変わってきます。)

独自ドメイン(レンタルサーバーを利用)の場合には年間で1万円~2万円程度で運用可能ですが、多少の知識がないと難しいです。

導入方法などの詳細に関しては別の記事で紹介したいと思います。


P太郎P太郎

私たちの親世代のPTAと言えば、毎日のように電話で連絡を取り合い、毎日のように学校へ行ってプリントを印刷していたのではないかと思いますが、今はとっても便利なツールがたくさんありますので、PTA活動をどんどん効率化して少しでも負担を減らしていきたいですね。

スポンサーリンク