PTAの入会届はいつ、どのようにもらえばいいの?

昔のPTA運営と近年のPTA運営で大きく変わった点は、「個人情報の取り扱い」と「入会届」。

どちらも非常に重要になってきますので、そもそもいつ、どのように入会届をもらえばよいのかなどを解説してゆきたいと思います。

なんでPTAの入会届が必要なの?

なんで入会届が必要なの?

以前はPTAといえば全員が当たり前のように入会していましたが、近年ではその「当たり前」が通じなくなりました。

なぜなら・・・

PTAは任意団体だから入会届が必要です。

最近では多くの方が知る所になりましたが、PTAというのは任意団体です。

任意団体ですので当然ですが、入っても入らなくてもよいのです。

そのような任意団体であるにも関わらず入会届もなく、知らない間に入会させるというのは当然NGです。

学校と名簿の共有をする為に必要です。

PTAはその学校に子どもを通わせている保護者とその学校に勤務している教師とで成り立っていますが、保護者や児童の個人情報(学年、クラス、名前)は学校が持っています。

2017年5月30日に個人情報保護法が改正されました。

改正前は5000人以下の個人情報を取り扱う事業者は法の対象外とされていましたが、改正後は全ての事業者に個人情報保護法が適用されます。

この「事業者」には自治会や同窓会、そしてPTAなどの非営利組織も該当します。

その為、本人の同意なく個人情報を利用する事ができません。

つまり、

学校とPTAは保護者や児童の個人情報を勝手に共有する事はできません。

その為、PTAへの入会届で共有してもよい旨の同意が必要となります。(入会届ではなく、同意書を別に取るのでももちろん大丈夫ですが、入会届も必要なので一緒にもらった方が楽です。)

入会届のタイミング(時期)と方法は?

PTA入会届のタイミング(時期)は?

さて、任意団体であるPTAに絶対必要な入会届ですが、入会届自体をいつ出してもらえばよいか悩みますよね?

誰からもらうかによって変わってくるので、3つほどパターンが想定できます。

現在PTA会員の保護者の継続届をもらうタイミング

現在すでにPTA会員なのであれば「入会届」ではなく「継続届」という形になりますが、継続届をもらうタイミングは、今すぐ、もしくは遅くとも年度内にもらうようにしましょう。

小学校、中学校の場合には修了式(3学期最後の日)が3月の4週目あたりなので、回収の事も考えて、3月の1週目には配布したい所です。

P太郎の場合は、2月に配布し、提出期限を1週間後にしましたが、7割ほどしか集まらず、結局最後に全部集まったのは1ヵ月後ぐらいでした。

PTA会員ではない在校生保護者の入会届をもらうタイミング

こちらに関しては入会届の導入が終り、翌年度からの非加入家庭向けと転入生家庭の2つが想定できますが、非加入家庭向けの入会届は本人が希望した時がよいかと思います。

転入生家庭に関しては転入してきたそのタイミングで学校から渡してもらうのがベストです。
転入生の場合には転入する前に学校側から様々な提出書類を渡されますので、事前に学校側と相談し、一緒に渡してもらえるととても楽です。

新1年生の保護者の入会届をもらうタイミング

実はこの新1年生保護者からもらう入会届というのが一番難しく、P太郎もとても苦労しました。

どこの学校も前年度の2月に「新1年生保護者説明会」(学校によって名称が多少異なるかもしれませんが。)というものが行われるかと思いますので、この「新1年生保護者説明会」で新入生家庭から入会届をもらうのがベストです。

以前、P太郎がPTA会長をやっている小学校では入学式当日にPTAが学校から新1年生の名簿をいただき、PTA名簿として使用していたので入会届を導入した際にも入学式にもらえばいいかなと一瞬思ったのですが、これをしてしまうと誰が入っていて誰が入っていないかが分からない為、学校から名簿をもらう前に必ず入会届をもらう必要があります。(のちほど補足します)

入会届の内容

PTA入会届の内容

現在PTA会員の保護者の継続届の内容

現在PTA会員である保護者の継続届には以下の内容を入れておきましょう。

・なぜ継続届が必要なのか?
今回、なぜ改めて継続届を出さなければいけないかの理由を記載しましょう。

・2017年5月30日に個人情報が改正され、5000人分以下の個人情報を取り扱う全ての事業者に個人情報保護法が適用され、PTAも対象となった事。

・自校PTAも法令を順守するため、すべての会員に改めて会員継続の意思確認をしたい事。



・重要事項

・PTAの活動に賛同し、来年度以降も会員として継続する旨の同意。

・PTA活動の為に学校とPTAが名簿情報を共有してよい旨の同意。

・記入日

・保護者氏名

・児童の学年クラスと氏名

・いただいた個人情報(この継続届)はPTA活動の範囲内のみで使用する事の説明

・質問や特別な事情がある場合の連絡先(「担任の先生にご相談ください。」としておき、後日担任の先生から情報をいただく形にしておくと楽です。)



・その他の重要事項
その他にも非常に重要な事が2点ほどありますが、

①すべての学年のすべての児童からもらう事
家庭毎にしてしまうと兄弟関係を調べるのが非常に大変となります。すべての児童からもらった場合には後日名簿と照らし合わせて、どの児童が出していて、どの児童が出していないかを確認する事が容易となります。

また、学年で管理すると卒業時に個人情報を破棄する事が容易な為。

②継続届は今回のみの対応である事を説明する
毎年継続届をもらうのはとても大変なので、「継続届は今年度のみの対応で、今後はお申し出がない限り自動継続となります。」などとしておくとよいです。

PTA会員ではない在校生保護者の入会届の内容

PTA会員ではない在校生保護者(転入生等)の入会届には以下の内容を入れておきましょう。

・自校PTAの活動内容

・どのような係(委員会)があり、どのような活動をしているのか?
例)ベルマーク委員会ではベルマークを集めて子どもたちが必要としているものを購入しています。

・その活動によって子どもたちがどのような影響を及ぼしているか?
例)今年度のベルマーク活動により、新しいボールを●●個購入する事ができました。



・重要事項

・PTAの活動に賛同し、入会する旨の同意。

・PTA活動の為に学校とPTAが名簿情報を共有してよい旨の同意。

・記入日

・保護者氏名

・児童の学年と氏名
※転入した時点でクラスが分かっていればクラスも記載

・いただいた個人情報(この継続届)はPTA活動の範囲内のみで使用する事の説明

・質問や特別な事情がある場合の連絡先(「担任の先生にご相談ください。」としておき、後日担任の先生から情報をいただく形にしておくと楽です。)



・その他の重要事項
その他にも非常に重要な事が2点ほどありますが、

①すべての学年のすべての児童からもらう事
学年で管理すると卒業時に個人情報を破棄する事が容易な為。

②入会届は入会時のみの対応である事を説明する
翌年から継続届をもらうのはとても大変なので、「入会届は入会時のみの対応で、今後はお申し出がない限り自動継続となります。」などとしておくとよいです。

新1年生の保護者の入会届の内容

新1年生の保護者の入会届には以下の内容を入れておきましょう。

・自校PTAの活動内容

・どのような係(委員会)があり、どのような活動をしているのか?
例)校外委員会では定期的なパトロールや防犯講習会を行っています。

・その活動によって子どもたちがどのような影響を及ぼしているか?
例)定期的なパトロールにより児童たちの登下校の際の安全を確保し、防犯講習会により地域でどのような犯罪が起きているのかを知る事により犯罪を未然に防ぎ、子どもたちが安心して学校へ通える環境を作っています。



・重要事項

・PTAの活動に賛同し、入会する旨の同意。

・PTA活動の為に学校とPTAが名簿情報を共有してよい旨の同意。
※すでに兄弟が在学している場合には今後も活動を継続し、今後もPTA活動の為に学校とPTAが名簿情報を共有してよい旨の同意

・記入日

・保護者氏名

・新1年生の氏名

・いただいた個人情報(この継続届)はPTA活動の範囲内のみで使用する事の説明

・質問や特別な事情がある場合の連絡先(「担任の先生にご相談ください。」としておき、後日担任の先生から情報をいただく形にしておくと楽です。)



・その他の重要事項
その他にも非常に重要な事が3点ほどありますが、

①すべての学年のすべての児童からもらう事
学年で管理すると卒業時に個人情報を破棄する事が容易な為。

②入会届は入会時のみの対応である事を説明する
翌年から継続届をもらうのはとても大変なので、「入会届は入会時のみの対応で、今後はお申し出がない限り自動継続となります。」などとしておくとよいです。

③提出期限を「3月中」にしておく
配布日当日にいただくのがベストですが、その場でいただけないと、在籍中の兄弟がいない場合、新1年生の保護者は4月の入学式までもう学校に来ませんので、必ず提出期限を「3月中」にしておき、どこに提出すればよいのか明記しておきましょう。(PTAのポストなど)

継続届、入会届配布方法

PTA継続届、PTA入会届配布方法

現在PTA会員の保護者の継続届配布方法

現在PTA会員である保護者への継続届は普段、PTA会員に書類を配布する方法でOKです。

PTA会員ではない在校生保護者の入会届配布方法

転入生へのPTA入会届ですが、上記でも書きましたように、転入前に学校へ提出する書類と一緒に学校側から渡しておいてもらえるととても楽です。

P太郎の学校では、転入生用のセットというものがあり、PTAに関する説明資料などと共に入会届も入っており、事前に学校にお願いして転入生がきたときにはそちらのセットを渡してもらっています。
※「PTA非加入」に関してはまた別の記事で解説しますが、その場でPTAに入らない事が判っている方には「PTA非加入者用」のセットをお渡ししています。

新1年生の保護者の入会届配布方法

先程も書きましたが、新1年生の場合には在校生兄弟がいない場合、新1年生保護者説明会の次は入学式まで来ません。
そこで、P太郎が導入した入会届をもらう手順はこのようにしました。

1.2月の新入生保護者説明会で入会届(希望者には非加入届)をPTAが配布(その場で提出、もしくは3月中に提出の旨説明)
2.当日提出された入会届(あるいは非加入届)は学校が回収
3.説明会当日に提出しなかった・できなかった場合には3月中に学校へ提出
4.入学式までに学校が新入生名簿と照らし合わせ、入会届(あるいは非加入届)が提出されていない児童の名前を消した名簿を入学式後にPTAと共有
5.入会・非加入届のいずれも提出していない家庭に学校が連絡し、どちらかを提出してもらう

なぜ学校側に回収・確認をお願いしているかといいますと、PTAでは同意をもらう前には名簿を共有できない為、学校側へお願いしています。

※上記に出てくる「非加入届」に関しては別記事で内容や理由に関して詳しく解説したいと思いますが、P太郎の学校では「入会届」、もしくは「非加入届」のいずれか1つを必ず提出してもらっています。

P太郎P太郎

継続届、入会届の導入はとても大変な事ですが、法令順守の観点でももちろんですが、余計なトラブルを回避する為にも非常に重要になってきます。ぜひ導入して、「ホワイトPTA」として運営しましょう!

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