P太郎

はじめてPTAの本部役員になりますと、各校のPTA運営の基本的なルール、「PTA規約」は変えてはいけないように思えてしまいますが、PTAをよりよくするためには変えてももちろん大丈夫です。P太郎がPTA会長の時は毎年変えていました。

今回はそんな、PTA規約の変更方法に関して紹介したいと思います。

PTA規約の変更方法

PTA規約の変更方法ですが、ズバリ、

PTAの規約に書いてあるので読んでみよう。

です！！

い、いや、それは知ってるし・・・

ってなりますし、これではあまりにも元も子もないので、一般的な変更方法を手順と共にご紹介したいと思います。

PTA規約変更の手順

P太郎から一言

P太郎

PTA規約の変更はPTAをより良くするため、また、会員がより便利に負担なく活動する事ができるようにするために不可欠だと思いますので、機会があればぜひPTA規約変更に挑戦してみてくださいね。

P太郎

PTAにおいて、「情報を共有する」というのは非常に重要ですし、「情報を共有する」事によって、効率化に繋がっていきます。ここでは、PTA役員内にて様々な日程の情報共有ができるように、グーグルカレンダーを共有する方法についてお話ししたいと思います。

※ グーグルドライブを引き継ぐ方法で作成済みの場合はそちらのアカウントを利用するのでOK

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グーグルカレンダー共有

PTA用のグーグルアカウントを作成する

共有設定をする

グーグルカレンダーを見る方法

パソコンの場合

スマホの場合

※環境によっては何もしなくても予定が見える場合があります。

入力する際の注意

みんなで共有しているグーグルアカウントに新たに予定を入れる際には、必ず、共有している「●●pta2022@gmail.com」として予定を入れる必要があります。

P太郎から一言

P太郎

間違えて自分の個人のアカウントで予定を入れた場合には、自分には見えますが、他の人からはその予定は見えませんので注意が必要です

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P太郎

PTAにおいて、「情報を共有する」というのは非常に重要ですし、「情報を共有する」事によって、効率化に繋がっていきますので、近年ではグーグルドライブなどのクラウドサービスを利用して様々な情報を共有しているPTAも多いかと思いますが、PTA役員の代替わり（引き継ぎ）の際に必要になってきますグーグルドライブを引き継ぐ方法についてお話ししたいと思います。

※ グーグルカレンダーを共有する方法で作成済みの場合はそちらのアカウントを利用するのでOK
※グーグルドライブ内にワードやエクセル、写真などがなければ単にオーナー変更でOK

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グーグルドライブを引き継ぐ方法

引き継ぎたいグーグルドライブの内容をダウンロード

PTA用のグーグルアカウントを作成する

引き継ぎたいフォルダーをアップロード

共有設定

共有されたグーグルドライブを見る方法

パソコンの場合

方法その１

もしくは、

方法その２

スマホの場合

以上となります。

P太郎から一言

P太郎

クラウドサービス（グーグルドライブ）はPTA活動においてものすごく活躍しますが、人為的なミスはいつでも起きる可能性があるので、名簿データは置かないようにしたり、データファイル自体にパスワードを付けておく事をオススメします。

P太郎

PTA活動をされている皆さんによって、LINEは物凄く心強いツールで、多くの皆さんが利用されていると思いますが、PCメインで作業されている方へちょっぴり便利な情報です。

パソコン版LINEに関して

LINEにはPC版もあり、併用するととっても便利です。
↑P太郎もいつもそれでやっています。

メリット

デメリット

デメリットも多く見えますが、PCをメインで作業をしているのであれば相当便利なのでオススメですよ。

ダウンロードはこちら→　パソコン版LINEダウンロード
※「ダウンロード」のパソコンマークをクリック

P太郎から一言

P太郎

パソコン版LINEはとにかく効率が無茶苦茶良いので、ぜひとも取り入れておきたいアプリです！

ちなみにP太郎はPCであれば話すぐらいのスピードで打てますが、スマホの場合には無茶苦茶遅いので、スマホ入力が苦手な方にも非常にオススメです！！

忙しくない時で毎日50件ぐらい、忙しい時で毎日300件ぐらい、物凄く忙しいピーク時（年に数日）は1日で1000件ぐらいトークが飛んできていたので、恐らくPC版がなかったら対応できなかったと思います。

P太郎

PTAでグーグルカレンダーを共有するととても効率的なので非常にオススメですが、こちらでは共有されたグーグルカレンダーを見る方法と入力する際の注意などについてお話ししたいと思います。

見る方法

まずはPTAのグーグルアカウントを作成して、本部役員のグーグルアカウントを共有設定します。
グーグルカレンダーを共有する方法

パソコンの場合

スマホの場合

環境によっては何もしなくても予定が見える場合があります。

入力する際の注意

みんなで共有しているグーグルアカウントに新たに予定を入れる際には、必ず、共有している「●●pta2022@gmail.com」として予定を入れる必要があります。

P太郎から一言

P太郎

間違えて自分の個人のアカウントで予定を入れた場合には、自分には見えますが、他の人からはその予定は見えませんので注意が必要です。
※予定を入力したのに他の方から「見えない」と言われたら、どのアカウントで入力したか確認してみましょう。

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P太郎

2018年から導入しているCamScannerという無料のアプリがあるのですが、これがまた凄まじく便利な優れもの（スマホがスキャナーになる）なのでぜひとも皆様にオススメしたいです。（本当にむちゃくちゃ便利です。）

CamScanner導入に関して

導入方法

下記よりダウンロードできます。

※「アプリ内課金」とありますが、無料で使えます。無料版の場合には毎回広告が出るのと、スキャンされた際に下の方に文字が勝手に入りますが、普段使いにはまったく問題ないです。

有料版は広告が入らず、文字も入らないのですが、月600円、もしくは1年で6000円ほど。尚且つ買取ではないので永久にお金がかかるのでかなり高額です。

選択しなければ勝手にお金を取られる事はありません。

できる事

・スマホで写真を撮るとそれをPDFファイル（電子ファイル）に変換できる。
・PDFファイルに変換する際に鮮明にしてくれる。
※文書を取り込み際には「省エネ」にするとよいです。

それの何がすごいの？

・PDFファイルに変換できる為、LINEはもちろん、グーグルドライブにも直接入れて管理できる。
・PDFファイルが鮮明なのでPTA宛にきたお手紙を認識できる。

※学校にPTA宛の各種お手紙が届きます。（どこどこ中学校の入学式の案内ですとか、何々地区のお祭りの案内ですとか色々）

それにしか使わないの？

P太郎から一言

P太郎

学校でもらってきた、たまりにたまった、このプリントっていつまでとっとけばいいんだろう・・・的なものや、モノを取っとくほどじゃないんだけど、よくできた宿題や、ちょっとした作品などもこれでPDFにしてしまえば捨てれるのでお家もスッキリ♪

P太郎

PTAをはじめてやった方が一番驚くのはPTA業務の効率の悪さ。
P太郎もはじめて会長になった時にはびっくりしました。

ここではそんな効率の悪いPTA運営を効率化して、劇的に楽にする3つの方法を紹介していきたいと思います。

PTAの連絡手段をSNSに変更する

すでに導入しているPTAも多いと思いますが、一番簡単に効率化できるのが連絡方法をSNSに変更する事。
特に日本ではアクティブユーザーが8000万人以上のLINEが定番中の定番です。

Facebookやtwitterももちろん利用する事はできますが、PTAでの使用用途、そして導入のしやすさを考えますとやはりLINEが一番オススメです。

SNS（LINE）を導入するメリット・デメリットは？

メリット

・ほとんどの人がやっているので導入しやすい。

・全員で共有する内容がある時にノートが使いやすい。

・全員で写真を共有するのにアルバムが使いやすい。

デメリット

・ガラケーでは今後使えなくなる可能性が高い。
（「3G版のLINEサービス」は2018年3月で終了。「Android ver.7.16.1未満」のLINEアプリサービスは2019年9月で終了）

・LINEをやっていない人にはメールでの「連絡要員」が必要になる。

デメリットももちろんありますが、それでも今後のPTAの連絡方法はLINEがスタンダードになるのではないかと思います。

まだLINEをやられていない方はぜひスマホに入れておきましょう！

LINEをダウンロードする（公式サイト）

ちなみに、LINEにはPC版のLINEというものもあります。
スマホ版と同時に使え、ものすごく便利ですのでこちらも一緒を使用されます事をオススメします！（上記のリンクからダウンロードできます。）

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PTAの情報をクラウドで共有する

「クラウド」（クラウドサービス）って聞いた事あるけどなんだかよく分からない・・・
っという方もいらっしゃるかと思いますが、具体的なサービスで言いますと、グーグルが提供しているgmailや、Yahooが提供しているYahooメールなどのWebメールもそれにあたります。

・・・が、そういったWebメールではなく、今回ご紹介したいのは「クラウド・ストレージ」と言われるサービスです。

これはインターネット上でファイルの保存や共有できるサービスです。

様々な会社がクラウドストレージを提供していますが、一番オススメなのはGoogle Drive（グーグル・ドライブ。）通常「ググドラ」と呼ばれるものですが、こちらはGoogleが提供しているサービスで、無料で15GBのストレージ（共有スペース）を利用する事ができます。

グーグルのアカウントを持っていればどなたでも利用可能です。（グーグルアカウント→gmailのアドレス）

クラウド（グーグルドライブ）を導入するメリット・デメリットは？

メリット

デメリット

・パソコンをまったく触った事がない人には少し難しい。（見るだけならなんとかなる）

・スマホ版もあるが、少し使いにくい。（見るだけならなんとかなる

グーグルドライブを使う上で気を付けたい事

グーグルドライブは非常に便利なサービスですが、下記には絶対に気を付けましょう。

パスワードの管理は慎重に！
どのようなウェブサービスでもそうですが、簡単なパスワードにしてしまいますとパスワードが判ってしまい、悪用されるケースがあります。ついつい忘れないような簡単なパスワードにしがちですが、グーグルアカウントのパスワードはなるべく複雑なものにし、人には教えないようにしましょう。

PTA役員が全員で同じGmailが使えると何かと便利ですが、実はグーグルアカウント（Gmailアカウント）の共有は禁止されています。

グーグルの公式サイトにもこのように記載されています↓

Gmail アカウントは 1 人のユーザーによる使用を目的として設計されています。1 つのアカウントに複数のユーザーがさまざまな場所から頻繁にアクセスすると、Gmail の制限に達し、アカウントが一時的にロックされる場合があります。

引用元: 複数ユーザーでのアカウントの共有

せっかく便利なグーグルドライブを使っているのに、突然ログインできなかったりしたらたまったものではありません。禁止されている以上、いつ、何をされても文句は言えませんので、

アカウントの共有は絶対にやめましょう！

グーグルドライブの場合には個別にグーグルアカウントを追加（共有）できますので、正しい方法で使用しましょう。

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PTAメールを導入してペーパーレス化

ようやく最近、PTAでメールを導入しはじめ、ペーパーレス化をはじめた所も増えてきましたが、この、メールを導入してペーパーレス化する事が一番PTA業務の効率化に役立ちます。

PTAメールを導入するメリット・デメリットは？

メリット

・印刷する手間が省ける。

・印刷代が省ける。

PTAの書類を印刷した事がある方であれば分かると思いますが、各家庭分、あるいは各児童分となると一度に数百枚印刷する必要があります。学校へ行き、印刷・配布をすると量にもよりますが、1つの書類の印刷・配布30分～1時間ほどかかってしまいます。

これが総会の資料や何かのしおりなどとなったら複数の書類を数百部ずつ印刷する事になるので、数千枚単位の印刷が必要になりますし、ホチキス止め（高級な印刷機、もしくはコピー機は自動でやってくれますが、普通PTAにはありません。）をするのにもとんでもない時間と労力がかかります。

もちろん印刷代、紙代、ホチキス代などもかかりますので、メールを導入する事により、これら多くの手間が省け、PTA会費の節約になります。

ただ、メールの導入も良い事だけではありません。

デメリット

・運用にお金がかかる場合がある。

・知識がある人がいないと難しい場合がある。

・ネット環境がない人は見れない。

このあと触れたいと思いますが、メールを導入するにもいくつかの方法があり、その方法によっては上記のデメリットが発生する場合があります。

また、少ないとは思いますが、ネット環境がない、あるいはメールアドレスを使用していない方もいらっしゃると思うので、そのような方が見れないという問題があります。（ただ、これに関しては学校に紙のファイルを用意し、そちらを毎回見ていただくという方法もあります。）

メールを導入する方法は？

「メールの導入」にはいくつかの方法があります。

メール配信サービスを利用する方法

これは一斉送信メール業者さんなどに一定の金額を払い（通常は初期設定費+月額利用料）、一斉メール配信サービスを利用する方法です。

レンタルサーバーで運用する方法

これは独自ドメイン（「なんちゃら.com」などといったもの）を取得し、レンタルサーバーで運用する方法です。すべてではありませんが、レンタルサーバー会社によってはメールマガジンが利用できるものがあるので、そちらを利用します。

どちらも運用費がかかりますが、一斉メール配信サービスの場合、年間で5万円～10万円ほど（登録アドレス数や配信数によっても変わってきます。）

独自ドメイン（レンタルサーバーを利用）の場合には年間で1万円～2万円程度で運用可能ですが、多少の知識がないと難しいです。

導入方法などの詳細に関しては別の記事で紹介したいと思います。

P太郎から一言

P太郎

私たちの親世代のPTAと言えば、毎日のように電話で連絡を取り合い、毎日のように学校へ行ってプリントを印刷していたのではないかと思いますが、今はとっても便利なツールがたくさんありますので、PTA活動をどんどん効率化して少しでも負担を減らしていきたいですね。